Wedstrijdreglement Lauwersmeer Najaarstocht

Revisie: 10-2024

1. Algemeen

1.1 De Lauwersmeer Najaarstocht (wandeling en trailrun) wordt georganiseerd door Stichting 40Mijl en vindt plaats in het Lauwersmeergebied.
1.2 Deelname aan de Lauwersmeer Najaarstocht betekent dat de deelnemer akkoord gaat met dit reglement en de algemene voorwaarden.
1.3 De Organisator behoudt zich het recht voor om het reglement aan te passen indien noodzakelijk. Wijzigingen worden tijdig gecommuniceerd via de website en deelnemersnieuwsbrieven.
1.4 De standaard huisregels zoals vermeld op www.40mijl.nl zijn van toepassing, naast de specifieke regels voor dit evenement.
1.5 Deelnemers dienen zich te houden aan de aanwijzingen van de organisatie en vrijwilligers.

2. Definities

• Evenement: De Lauwersmeer Najaarstocht, inclusief de wandel- en trailrunonderdelen.
• Deelnemer: De natuurlijke persoon die zich op toegestane wijze heeft ingeschreven voor deelname.
• Organisator: Stichting 40Mijl, statutair gevestigd te Den Ham.
• Overeenkomst: De overeenkomst voor deelname aan het evenement.

3. Deelname

3.1 De Lauwersmeer Najaarstocht staat open voor deelnemers vanaf de door de Organisator vastgestelde minimumleeftijd. Voor afstanden tot 10 km geldt een minimumleeftijd van 9 jaar, en voor afstanden vanaf 10 km geldt 12 jaar.
3.2 Deelname geschiedt persoonlijk. Het is niet toegestaan een ander in de plaats te laten deelnemen.
3.3 Overdracht van deelname is mogelijk tot 5 dagen voor het evenement, met toestemming van de Organisator en tegen €5 administratiekosten.
3.4 Het is verplicht het inschrijfgeld en eventuele extra kosten (zoals annuleringsregeling) te voldoen bij inschrijving.
3.5 Indien een deelnemer kiest voor de annuleringsregeling bij inschrijving, kan restitutie worden aangevraagd tot en met 5 oktober 2025. Voor andere afstanden is restitutie niet mogelijk.
3.6 Bij afgelasting of wijziging van het evenement wegens uitzonderlijke omstandigheden vindt geen restitutie van het inschrijfgeld plaats.

4. Afstanden, Starttijden en Tijdregistratie

4.1 Het evenement biedt meerdere afstanden voor zowel wandelaars als trailrunners. Informatie over afstanden en starttijden wordt verstrekt via de website en per nieuwsbrief.
4.2 Deelnemers moeten de aangegeven starttijd respecteren.
4.3 Er is tijdregistratie voor zowel wandelaars als trailrunners. De deelname is echter primair gericht op de ervaring en niet competitief. Podiumplaatsen zijn er voor trailrunners, opgedeeld in mannen en vrouwen, zonder leeftijdscategorieën.

5. Parcours en Veiligheid

5.1 De route loopt grotendeels onverhard door natuurgebieden met uitdagende en wisselende ondergronden.
5.2 Het is verboden om van de uitgezette route af te wijken. Bewegwijzering en markeringen dienen nauwkeurig gevolgd te worden.
5.3 Deelnemers dienen rekening te houden met de natuur. Het verstoren van flora en fauna is verboden.
5.4 Geschikte uitrusting, zoals stevige, waterdichte schoenen, wordt sterk aanbevolen gezien de aard van het parcours.

6. Materiaal en Uitrusting

6.1 Iedere deelnemer is verantwoordelijk voor zijn/haar eigen uitrusting.
6.2 Trailrunners wordt aangeraden een rugzak of riem mee te nemen met water en voeding.
6.3 Het is verplicht om een eigen beker of fles mee te nemen, aangezien er geen wegwerpbekers worden verstrekt bij waterposten.
6.4 Wandelstokken zijn toegestaan voor wandelaars, mits deze geen hinder vormen voor anderen.

7. Natuur en Milieu

7.1 Het evenement vindt plaats in een beschermd natuurgebied. Deelnemers moeten respect tonen voor de natuur en geen afval achterlaten.
7.2 Het is verboden geluidsoverlast te veroorzaken of op enige andere manier de rust in het gebied te verstoren.
7.3 Afval dient meegenomen te worden of gedeponeerd te worden bij de daarvoor bestemde bakken bij de rust- en verzorgingsposten.

8. Medische Bijstand en Onvoorziene Omstandigheden

8.1 Deelnemers zijn verplicht de organisatie of medisch personeel te waarschuwen indien zijzelf of anderen in nood verkeren.
8.2 De Organisator kan deelnemers diskwalificeren of hen verplichten te stoppen in geval van gezondheids- of veiligheidsrisico’s.
8.3 Bij extreme weersomstandigheden of andere uitzonderlijke omstandigheden kan de Organisator besluiten het evenement aan te passen, uit te stellen of af te gelasten.

9. Aansprakelijkheid en Verzekering

9.1 Deelname geschiedt op eigen risico en verantwoordelijkheid.
9.2 De Organisator, sponsors en gemeente zijn niet aansprakelijk voor enige vorm van letsel, verlies of schade.
9.3 De deelnemer dient voldoende verzekerd te zijn tegen risico’s van schade door deelname. Deelnemers worden geadviseerd een sportmedische keuring te ondergaan voor deelname.
9.4 De deelnemer vrijwaart de Organisator voor schade aan derden door hun handelen of nalaten.

10. Goede Doel en Donaties

10.1 Het goede doel van dit evenement is de Plastic Soup Foundation (PSF). Alle donaties die tijdens inschrijving worden gedaan, komen ten gunste van PSF.
10.2 Bij een eventueel negatief financieel resultaat van de organisatie kan tot 10% van de donaties worden aangewend voor bestuurlijke kosten van het evenement.

11. Privacy en Beeldmateriaal

11.1 Door deelname verleent de deelnemer toestemming aan de Organisator en partners voor het gebruik van foto’s en beeldmateriaal waarop de deelnemer zichtbaar is.
11.2 Persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt conform het privacybeleid van Stichting 40Mijl. De deelnemer verleent toestemming voor het verzenden van evenementinformatie en publicatie van resultaten.

12. Geschillenregeling

12.1 Geschillen tussen de Organisator en de deelnemer worden, indien mogelijk, opgelost conform het arbitragereglement van de Atletiekunie of het Nederlands Arbitrage Instituut.
12.2 In alle overige gevallen beslist de Organisator.

13. Overige Bepalingen

13.1 Voor alle kwesties waarin dit reglement niet voorziet, gelden de huisregels van Stichting 40Mijl en de richtlijnen van de Atletiekunie.
13.2 Indien één of enkele artikelen van dit reglement ongeldig of onwettig zijn, blijft de geldigheid van de overige bepalingen ongewijzigd.

14. Contact

Voor vragen of opmerkingen kan contact worden opgenomen met Stichting 40Mijl via het e-mailadres en telefoonnummer op de website.